Pengelolaan Keuangan Pribadi dan Usaha

Pertanyaan : (Tgl. 30 Mei 2009)

Pak Djaja,

Salam hormat dan salam kenal,

Saya ibu rumah tangga dengan 2 orang putri, yang pertama usia 3,5 tahun dan yang bungsu masih 3 bulan.
Saat ini saya bekerja full time di sebuah PMA, dan memiliki beberapa usaha , yaitu jasa penyewaan gudang dan sebuah warnet. Suami saya menjalankan usaha percetakan dan sablon kecil-kecilan. Dalam mengelola usaha, saya dibantu suami dalam hal operasional, karena saya masih terikat kontrak dan belum bisa resign dan mengurus usaha sepenuhnya.

Masalah yang saya hadapi yang sampai saat ini masih menjadi benang ruwet di kepala saya adalah pemisahan dan pengelolaan keuangan keluarga dan usaha. Terus terang saya sudah berkali-kali menerapkan berbagai system keuangan dengan tujuan mengetahui arus kas dan posisi keuangan kami sebenarnya, tapi selalu gagal. Semua keuangan kami masih campur aduk tidak karuan, meski semua pengeluaran dan pemasukan sudah saya catat dengan rinci tetap saja saya merasa keuangan kami masih tidak benar. Salah satu penyebabnya adalah ketika saya harus menggunakan dana salah satu usaha untuk keperluan usaha lainnya, serta ketidak patuhan suami dalam memisahkan keuangan dan biaya operasional, antara usaha satu dengan lainnya serta keuangan pribadinya.

Sebagai informasi Bapak, saat ini kami memiliki 4 rekening di bank dan satu rekening deposito. Rekening 1 untuk usaha, Rekening 2 untuk gaji saya dan biaya rumah tangga, rekening 3 untuk tabungan pendidikan dan dana cadangan mendadak, serta rekening 4 untuk dana abadi.

Kami mohon saran Bapak, bagaimana cara yang efektif untuk mengatasi permasalahan kami, termasuk menyadarkan suami untuk patuh pada system keuangan yang kami terapkan. Saya sangat mengharapkan saran Bapak dan terima kasih atas sarannya.

(Dari Seorang Ibu di Surabaya)

Jawaban:

Salam Hormat dan Kenal, Ibu
Saya coba simpulkan beberapa hal tentang Ibu yaitu :
Ibu mempunyai 2 orang putri yang masih kecil-kecil dimana yang satu berusia 3,5 tahun dan yang satu lagi berusia 3 bulan.
Keluarga mempunyai 3 bidang usaha yaitu “Jasa Penyewaan Gudang”, “Warnet” , dan “Percetakan plus Sablon”.
Istri masih bekerja di PMA dan suami mengurus operasional Usaha Keluarga.
Ibu membagi rekening 4 rekening Bank untuk pemisahan sesuai kebutuhan.
Pertanyaan Ibu seputar pengelolaan keuangan yang tecampur baur antara pengeluaran pribadi dan usaha serta antara usaha yang satu dengan yang lainnya.

Ibu , saya sangat menyadari bahwa ternyata kita seringkali menggampangkan segala sesuatu karena kita berpikir toh ini kan hanya masalah kantong kiri dan kantong kanan toh dua-duanya punya kita, maka kalo ada kebutuhan yah langsung aja ambil di kantong yang ada duitnya. Akhirnya kita jadi semrawut dan seenaknya memakai dana yang satu untuk kebutuhan dana yang lain. Lalu karena kebutuhan pengeluaran begitu cepat akhirnya mulai menggampangkan segala sesuatu dan bahkan pengeluaran mulai kadang-kadang dicatat dan kadang kadang tidak dicatat lalu bon-bon mulai ditumpuk dan lama-lama sudah mulai ada yang hilang dan lupa untuk pengeluaran apa.

Ibu bercerita bahwa sudah memakai berbagai system keuangan, tapi selalu aja gagal. Menurut saya yah jelas gagal karena system keuangan itu adalah buatan manusia dan untuk bisa berhasilnya system keuangan haruslah ada prosedur yang jelas yang harus diikuti dengan disiplin dan tegas supaya system itu sungguh-sungguh berjalan. Menurut saya untuk memperbaiki masalah Ibu, maka beberapa hal berikut harus dijalankan:

1)Ibu dan Suami harus punya komitmen yang kuat untuk memperbaiki system keuangan keluarga dan usaha sehingga menjadi jelas adanya. Jangan dicampur adukkan antara pengeluaran pribadi dan pengeluaran usaha.

2)Cukup membeli system accounting yang mudah saja, dan jalankan system dan prosedur yang benar untuk tiap-tiap usaha. Ada baiknya Ibu memisahkan rekening dari masing-masing usaha dan jangan digabung, lalu buat system dan prosedur penerimaan dan pengeluaran untuk masing-masing usaha. Ibu dapat dengan membuat buku penerimaan dan buku pengeluaran untuk masing-masing usaha. Lalu lakukan pencatatan dengan menfiling bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran dari tiap usaha secara terpisah.

3)Ibu dapat memperkerjakan lulusan D3 Akuntansi yang bisa computer untuk memposting seluruh jurnal dari penerimaan dan pengeluaran untuk tiap usaha secara terpisah sehingga setiap akhir bulan laporan keuangan dapat diproses untuk mengetahui laporan keuangan serta Cash Flow dari masing-masing usaha. Bila Ibu ingin mengerjakannya sendiri juga bisa asalkan bukti-bukti pengeluaran dan penerimaan dicatat dengan rapi oleh Suami Ibu yang menjalankan operasional, lalu sore hari sepulang kerja, Ibu harus memposting seluruh transaksi harian tersebut dari masing-masing usaha secara terpisah. Ingat jangan ditunda terlalu lama, karena nanti tambah berat pekerjaannya.

4)Ibu harus membuat rekening terpisah untuk masing-masing usaha, jadi kalo usahanya 3 yah rekeningnya buat aja 3 rekening bank terpisah supaya jelas transaksinya. Bila ada pinjam meminjam antara satu usaha dengan usaha yang lain, masih diperbolehkan asalkan jelas pencatatatannya dimana yang satu mengakui hutang dan yang lain mengakui piutang. Supaya pada akhir bulan kita tahu sebenarnya mana usaha yang benar-benar untung dan mana usaha yang rugi, mana yang surplus dan mana yang deficit. Sedangkan untuk pengeluaran pribadi, Ibu tetapkan aja system gaji dimana Ibu dan Suami mengambil gaji dari usaha tersebut, jadi jelas berapa yang diambil dan lebih bisa bertanggung jawab dalam pengaturannya. Kalo tidak akhirnya Ibu benar-benar jatuh ke dalam system manajemen warung rokok, salah-salah uang untuk modal kerja terpakai untuk konsumsi pribadi.

5)Sekali lagi ini masalah komitmen dan kedisiplinan, tidak ada salahnya Ibu memperkerjakan tenaga administrasi untuk membantu pencatataan tersebut supaya jadi rapi dan teratur. Ingat kita tahu bahwa makan sayur-sayuran dan buah-buahan serta teratur berolah raga akan menyehatkan tubuh, tapi ternyata walaupun kita tahu tapi kita tidak melakukannya. Yah orang tidak melakukan sesuatu yang baik karena 2 hal yaitu yang pertama memang karena tidak tahu dan yang kedua karena tidak punya komitmen dan kedisiplinan. Yang paling sulit justru yang kedua itu Bu….Well…everything depends on you, whether you want to change it or not. “We should change the way we think so that we can change the way we act”.

6)Masalah rekening gabungan antara dana darurat dan dana pendidikan, kalo menurut saya itu harus dipisahkan. Khusus untuk dana pendidikan Ibu bisa ikut program tabungan pendidikan. Ada baiknya Ibu ikut tabungan pendidikan yang sudah dilengkapi dengan asuransi atau mengambil asuransi pendidikan anak sejak dini. Semua kembali lagi tergantung dari Ibu tabungan inin untuk kebutuhan pendidikan yang mana, kalo khusus untuk dana universitas yang masih jatuh tempo 15 tahun lagi yah selain dengan tabungan pendidikan tadi bisa juga dikombinasikan dengan investasi reksadana supaya hasil investasi maksimal. Namum semuanya kembali lagi kepada risk profile dari Ibu.

7)Khusus mengenai Dana Abadi, saya yakin Ibu ingin menyisihkan dana untuk masa pensiun nanti. Melihat dari umur anak-anak Ibu, saya berasumsi Ibu dan Suami berada pada kisaran umur +/- 30 tahun, yang artinya masih ada masa produktif minimal 25 tahun. Untuk dana pensiun ini, ada baiknya Ibu mulai menghitung kembali berapa kebutuhan hidup Ibu dan Suami di masa pensiun nanti dan berapa lama ekspetasi masa hidup setelah pensiun supaya Ibu bisa mengetahui berapa jumlah uang yang harus diinvestasikan tiap bulan mulai sekarang. Mengenai jenis investasi sekali lagi kembali kepada risk profile dari Ibu bersama Suami, tapi saya sarankan untuk memilih investasi yang bisa memberikan return maksimal namun dalam batas resiko yang masih bisa ditanggung Ibu dan Suami berdua.

8)Masalah proteksi resiko keuangan keluarga, apa Ibu dan atau Suami sudah mengambil asuransi perlindungan jiwa. Ini perlu karena nilai ekonomis dari seseorang perlu dilindungi dengan asuransi guna mengurangi kerugiaan yang mungkin terjadi apabila sesuatu hal terjadi dengan orang tersebut. Apalagi kalo Ibu atau Suami ada pinjaman, jelas masalah ini harus lebih diperhatikan lagi. Kalo saya biasanya menghitung kebutuhan asuransi minimal adalah dengan menghitung 60 bulan dikalikan pengeluaran biaya hidup bulanan . Artinya kalo sesuatu hal terjadi, maka kita masih punya dana 60 bulan untuk mencari sumber penghasilan lain. Ada baiknya Ibu harus menguasai semua bidang usaha yang sekarang dijalankan oleh suami, karena itu bagian dari pengelolaan resiko demi terjaganya kelangsungan hidup usaha tersebut.

9)Ibu juga bisa membaca artikel perencanaan keuangan saya mengenai mengatur dan mengelola keuangan keluarga.

Sukses Yah Bu….semuanya adalah proses pembelajaran…don’t worry…you can do it.!